Este es el primero de dos artículos, en los que quiero transmitiros las principales conclusiones del informe “2016 Global Meetings And Events Forecast”, elaborado por la división de Meeting & Events, de la compañía American Express.
La industria de reuniones ha pasado en los últimos años, de una situación de recuperación, a una fase de robusto crecimiento. Las expectativas para el 2016 son las mejores en muchos años y el sector tiene confianza en el futuro.
La mejora de la economía global y los buenos resultados operativos de las grandes empresas, van a generar una mayor demanda de reuniones. Sobre todo las relacionadas con la formación y capacitación, ya sean para formar a nuevos empleados, o para actualizar o reciclar a personal ya contratado.
Debido a esta mayor demanda de reuniones y a que la oferta hotelera todavía es insuficiente, en muchas ciudades va a haber problemas de disponibilidad para encontrar buenas sedes de reuniones. Para asegurarse una buena sede, cada vez es más necesario identificar y bloquear hoteles con mayor tiempo de antelación.
Otro factor que está modificando la organización de reuniones es el “Compliance” (que se podría traducir por Conformidad) y que hace referencia a la necesidad que tienen asociaciones y empresas de:
- Asegurarse que cumplen con una serie de normas éticas establecidas por el sector (sobre todo en eventos médicos).
- Garantizar que cumplen con la legalidad del destino donde desarrollan la reunión.
- Evitar riesgos que pueden surgir durante la celebración del evento.
Estos riesgos suelen estar relacionados con la gestión de gastos y pagos, con la selección de los asistentes y con el uso que se hace de la información personal que se recoge de ellos.
Pero sin duda son los Millennials (aquellos jóvenes que han nacido entre 1981 y 2000) los que más van a modificar la forma en que se diseñan las reuniones en el futuro. Esto se debe a que sus gustos y necesidades son bastante diferentes a las de las generaciones anteriores y también porque entienden la motivación de una forma diferente.
Su perfil y sus nuevas necesidades van a condicionar:
- La elección del destino.
- Las características de la sede de reuniones y el hotel elegido.
- Las actividades a desarrollar.
- Los regalos que se van a entregar.
- Las acciones de Responsabilidad Social Corporativa que se desarrollan.
El elemento clave para poder satisfacer a estos nuevos asistentes a reuniones, es ofrecerles diferentes opciones y elementos de personalización. Quieren experiencias que les pongan en contacto con la cultura local yqueles aporten un valor añadido.
También hay que destacar la Tecnología como uno de los elementos que más está transformado la industria de reuniones. Uno de los factores más destacados es el uso de Aplicaciones móviles. Estas, para ser realmente útiles, tienen que desarrollarse con una estrategia, que permita involucrar a los asistentes (el famoso engagement).
La tecnología también se debe usar para poder medir la efectividad de lareunión o el evento. Pero para ello, antes hay que definir bien los objetivos que se quieren alcanzar con el desarrollo de la reunión y que estos sean medibles.
Por último, la tecnología también está facilitando la venta online, en tiempo real, de salas de reuniones (tanto por parte de hoteles, como de centros de reuniones). Se espera que los canales de distribución online de este segmento no paren de crecer en los próximos años.
En España han surgido varias plataformas donde ya se pueden reservar directamente salones de reuniones:
Mice in the Cloud: https://www.miceinthecloud.com/home.php
Bookmeetings: https://www.bookmeetings.es
Principales previsiones en la organización de reuniones
AMEX ha realizado una encuesta entre el sector, para definir las expectativas del segmento de reuniones para el año 2016.
Entre las principales conclusiones podemos destacar:
Número de reuniones – Va a crecer el número de reuniones que se van a celebrar a nivel mundial, siendo las relacionadas con la formación y las ventas, los segmentos que más van a crecer.
Tamaño de reuniones – El tamaño de las reuniones va a crecer ligeramente. La duración media de las reuniones no va a variar mucho, manteniéndose a nivel mundial en torno a los 2,3 días. En América Latina las reuniones suelen ser más largas. Por ejemplo, los incentivos tienen una media de 3,9 días (un día más que en otras regiones del mundo).
Presupuestos – Por primera vez en las 5 ediciones que tiene este informe de AMEX, se espera un crecimiento de los presupuestos globales destinados a la organización de reuniones. También va a aumentar el gasto medio por asistente.
Lead times – Los plazos para la definición de las reuniones se mantienen (no podían ser ya más bajos!!). La media se sitúa entre el mes y medio y los dos meses de antelación, salvo en Estados Unidos, que será de unos cuatro meses de media.
Precios – Se prevé que los precios de los hoteles van a subir entre el 1,5% y el 4,2% en 2016. Las negociaciones con los hoteles se complicarán y la disponibilidad de salas y habitaciones se va a reducir.
Sedes de reuniones – Se van a seguir demandando sedes de reuniones que sean singulares y fuera de lo normal, que permitan sorprender a los asistentes. Incluso las grandes cadenas hoteleras están creando nuevas marcas y estilos de hoteles diferenciados, para cubrir esta demanda de productos y experiencias singulares.
Oferta de Hoteles – La oferta de hoteles no puede absorber todo el crecimiento que está experimentando la demanda, con lo que en los principales destinos urbanos, habrá falta de disponibilidad. En 2016 se van a abrir menos hoteles que en años anteriores. Pero por otro lado, aumenta el número de ellos que están en construcción. Como consecuencia se espera que en los próximos años la oferta de alojamiento aumente y se alivie un poco la falta de disponibilidad en algunas ciudades.
Ranking de ciudades del mundo donde más hoteles se van a abrir en 2016:
- Nueva York
- Dubái
- Miami
- Londres
- Riad
- Doha
- Shanghái
- Houston
En América Latina destacan Rio de Janeiro (impulsado por la organización de los Juegos Olímpicos), Cartagena de Indias y Sao Paulo.
Transporte aéreo – Los precios de los billetes de avión subirán un 1,9% en 2016 y un 2,7% en 2017.
Tendencias globales en gestión de reuniones
Entre las principales tendencias que se van a ver en 2016, el informe destaca:
1.- Cada vez es más necesario planificar con tiempo para conseguir buenas localizaciones y sedes donde organizar reuniones. Los hoteles y centros de convenciones necesitan recomendar a sus mejores clientes la necesidad de bloquear o reservar con mucho tiempo de antelación. Para grandes reuniones que necesitan varios hoteles, la anticipación se hace mucho más necesaria.
2.- El precio del hotel y las salas sigue siendo uno de los principales criterios de elección (ya que suponen un gran porcentaje del gasto de la reunión). Los hoteles deben recomendar a sus clientes fechas y patrones de días de la semana, en los que puedan conseguir grandes descuentos o gratuidades.
3.- Toma mucha fuerza la preocupación por gestionar bien el compliance, el control para evitar riesgos económicos, legales o de imagen. Al final todo lo relacionado con la organización de reuniones tiene que ser más transparente y estar más controlado.
4.- Fruto de esta realidad, vuelve a crecer la demanda de los servicios de organizadores profesionales de reuniones (opc´s, dmc´s y meeting planners), que se hagan cargo de toda la parte operativa de la reunión y se encarguen de cubrir las necesidades de compliance.
5.- El proceso de aprobación final para autorizar el desarrollo de reuniones se está complicando y cada vez existen más filtros dentro de las empresas. Los incentivos son las reuniones cuya aprobación interna resulta más complicada, dado su carácter principalmente lúdico.
6.- Aunque la tecnología esta permitiendo el crecimiento de las reuniones hibridas (que combinan una parte física del evento, con otra virtual), estas no parecen ser todavía una alternativa real que vaya a robar el protagonismo a las reuniones presenciales. Somos seres sociales y el componente físico de las reuniones, nos sigue pareciendo la mejor forma de aprender y de relacionarnos. Muchas empresas han tenido alguna experiencia con componentes híbridos en sus reuniones, pero no se han parado a definir una estrategia que les permita usar este componente online, para alcanzar sus objetivos como organización.
El uso de Aplicaciones Móviles (Apps) diseñadas para las reuniones, está creciendo muy rápidamente. Resaltar que América Latina es la región que más las usa. Aunque su uso está creciendo, los organizadores de reuniones todavía no les están sacando todo el jugo y aprovechando las ventajas que ofrecen.
Muchos clientes las ven como una herramienta de comunicación con los asistentes, cuando además deberían usarlas para:
- Conocer el comportamiento de los asistentes.
- Personalizar los productos y servicios que se les ofrece.
- Y medir la efectividad de la reunión, analizando si se han alcanzado los objetivos que se plantearon al organizarla.
Termina así la primera parte de este articulo. Espero que os haya gustado y os haya resultado útil.
Si queréis revisar todo el estudio (en inglés) lo podéis hacer en este enlace:
https://www.amexglobalbusinesstravel.com/meetingsforecast2016
Buen día a todos.
