En esta segunda parte del artículo, donde analizamos las principales conclusiones del “2016 Global Meetings and Events Forecast” de American Express, vamos a analizar tres temas concretos:
- Los viajes de incentivo
- Las aplicaciones móviles
- El compliance
Tendencias en los viajes de incentivo: necesidad de involucrar a los participantes
Los viajes de incentivo se van a ver bastante afectados por el cambio del perfil de sus asistentes. Sobre todo por las nuevas necesidades de los Millennials (aquellos jóvenes que nacieron entre 1981 y 2000), que van a dominar los flujos turísticos en las próximas décadas.
Los Millennials están generando un profundo cambio en el diseño de los incentivos, en las actividades que se desarrollan en ellos, en el tipo de entretenimiento que se usa y en el papel de las redes sociales, como canal de comunicación con los asistentes.
Algunas empresas están incluso diseñando eventos y viajes de incentivo, específicos para este perfil de asistentes. Hay que tener en cuenta que para el 2020 supondrán el 50% de toda la fuerza laboral.
Una de las características que definen a los Millennials es que necesitan involucrarse (el famoso engagement). Un incentivo tradicional no motiva a estos nuevos trabajadores a mejorar su productividad y alcanzar las metas establecidas.
Hasta ahora los objetivos de los viajes de incentivo eran motivar, reconocer y premiar. Ahora a esa fórmula hay que añadir “involucrar”.
Vamos a analizar ahora como matizan estos asistentes, las principales etapas de un viaje de incentivo:
Selección del destino – Los Millennials desean experiencias culturales y aventuras exóticas, pero también quieren aportar algo positivo al destino que visitan. Ya sea a través de actividades solidarias o acciones de responsabilidad social corporativa. No obstante, esas actividades les tienen que aportar también un valor añadido.
Selección de hotel sede – Los Millennials también están definiendo la forma en que se construyen algunos hoteles. Las grandes cadenas hoteleras están desarrollando marcas especialmente diseñadas para este segmento, ofreciendo una experiencia local, muy autentica y diferenciada de otras localizaciones. Los hoteles también están modificando los productos que ofrecen como amenities y creando nuevos servicios, para adaptarse a los gustos y necesidades de estos nuevos turistas. Los nuevos productos y servicios se enfocan principalmente a temas relacionados con la conectividad y el bienestar.
Comida y bebida – Los Millennials son unos enamorados de la gastronomía, y muchos han crecido como “foodies”. Lo que hace poco se consideraban opciones gourmet y exclusivas, para ellos ya son normales. Buscan gastronomía sofisticada, que les relacione con productos y tradiciones locales. La gastronomía es una buena forma de maximizar su experiencia durante el viaje de incentivo.
A los Millennials les gusta conocer el origen de los productos y aprender sobre las recetas locales. Las clases de cocina y las degustaciones de vinos o cervezas producidos en la región, son actividades que valoran mucho. También están más interesados en la salud, demandando más productos orgánicos y siendo más conscientes sobre temas de sostenibilidad. Es importante cuidar las diferentes necesidades dietéticas, las intolerancias alimenticias y las restricciones religiosas, que puedan tener los asistentes en incentivos internacionales.
Entretenimiento – Para los Millennials, el entretenimiento en un viaje de incentivo no se puede basar solo en las típicas actividades como actuaciones musicales, tours de compras o el golf. Estos nuevos turistas de reuniones quieren ser estimulados, inspirados, educados e involucrados. No se les sorprende fácilmente y son exigentes con el nivel de las actividades que les proponen.
Regalos – Si las grandes marcas (de ropa o complementos) eran un acierto seguro cuando se planteaba hacer un regalo a los asistentes a un incentivo, los millennials demandan productos más personalizados, que incluso puedan diseñar ellos según sus gustos. El poder elegir entre diferentes tipos de gafas de sol o personalizar el diseño de una camiseta, son algunos ejemplos de cómo se pueden dar opciones para personalizar el regalo que se entrega a los asistentes.
Según American Express los destinos que están de moda para incentivos son:
- Los Cabos, México
- Panamá (ciudad), Panamá
- Las Vegas, Estados Unidos
- Nueva Orleans, Estados Unidos
- Rio de Janeiro, Brasil
- Budapest, Hungría
- Vietnam
- Cruceros fluviales por Europa
Uso de aplicaciones móviles en reuniones y eventos
El uso de aplicaciones móviles para la organización de reuniones y eventos cada día se esta volviendo más normal. Las Apps son especialmente útiles para crear un canal de comunicación directo con los asistentes y para ofrecerles servicios personalizados, que les permitan mejorar su experiencia.
No obstante, el reto de los organizadores de reuniones es saber sacarles todo el jugo y aprovechar todas las funcionalidades y posibilidades que ofrecen estas aplicaciones.
Las Apps puede ayudar a los organizadores en varios de sus objetivos:
- Informar – aportar información a los asistentes, que ayude a mejorar su experiencia.
- Involucrar – proporcionar a los asistentes una forma de participar activamente en el evento, en un ámbito digital.
- Analizar – aprovechar la información generada en la app por los asistentes, para evaluar el desarrollo del evento y la satisfacción de los invitados.
Para conseguir esto, hay que saber elegir bien que App se puede adaptar mejor a las necesidades de tu reunión o evento, o bien diseñar una App especifica para ti.
Para que tu App sea un éxito, hay que centrase en varios elementos:
Contenidos – Es el elemento más importante. La app tiene que aportar contenidos relevantes sobre el programa del evento y datos útiles sobre el viaje (sede, hoteles, transporte, información del destino, teléfonos de emergencia, etc.).
Interactividad – Hay que tener muy presente las características, funciones o servicios de la App, que permitan involucrar al usuario. Para ello, hay que facilitar que los asistentes se relacionen con otros asistentes (el famoso networking). Hay que aprender también de las nuevas formas de comunicarse en redes sociales y ofrecer a los usuarios de las App la posibilidad de comentar, votar o compartir, los contendidos generados a lo largo del evento.
Una forma de incentivar esta interactividad es el uso de la gamificacion, incluyendo elementos de competición o de juego entre los participantes, que les estimulen a participar de una forma más activa. La obtención de puntos (que se puedan canjear por servicios Premium) o la posibilidad de conseguir premios a través de esta gamificacion, siempre ayuda a involucrar más a la gente.
También es importante usar la App para hacer cuestionarios a sus usuarios, que permitan conocer mejor su experiencia en la reunión, su valoración sobre las ponencias y su satisfacción con la propia aplicación móvil.
Hay que enfatizar la importancia de relacionar estas Apps con las principales redes sociales, para facilitar que se comparta contendido del evento.
La App tendría que contar con servicios “push” de envío de notificaciones y mensajería basada en geo posicionamiento, que permitan lograr una mayor interacción de los usuarios con diferente elementos del evento (como expositores y patrocinadores).
Análisis de datos – Esta es la tarea que todavía tienen pendiente los organizadores de reuniones. Las Apps generan una cantidad ingente de información, que puede ayudar a definir el comportamiento de tus invitados, pero muchos organizadores no usan de forma eficiente estos datos.
Esta información que aporta la App te debe ayudar a:
- Modificar el evento en tiempo real, para adaptarlo a los gustos y las necesidades de los asistentes.
- Mejorar la organización de futuros eventos con ayuda de la información recopilada, que te permita mejorar la experiencia de los asistentes.
- Analizar si se alcanzan los objetivos definidos al planificar la reunión. Para ello, antes hay que definir parámetros que te ayuden a medir el ROI.
Mayor importancia del Compliance en reuniones y eventos
El Compliance, que se podría traducir por Conformidad, hace referencia a la necesidad de las empresas de controlar el cumplimiento de una serie de normas éticas, garantizar que se cumple con la legalidad del destino donde se desarrolla la reunión y evitar riesgos que pueden surgir durante la celebración del evento.
Las principales áreas de Compliance en los eventos se centran en 3 elementos:
1.- Gastos y pagos necesarios para desarrollar la reunión – Las empresas están muy preocupadas en desarrollar las reuniones de una forma ética, evitando temas de corrupción, fraude y otras malas prácticas. Las empresas están preocupadas, no solo ya de los proveedores que contratan directamente, sino también de las empresas que estos proveedores subcontratan.
2.- Selección de los participantes – Los organizadores de reuniones tienen que asegurarse de que el proceso de selección de los participantes es el adecuado.
3.- Uso de información personal de los asistentes – Las empresas y asociaciones cada vez tienen más cuidado en el uso que dan a los datos personales que recopilan de los asistentes a reuniones y eventos. Tienen que garantizar el uso correcto y la protección de esos datos personales.
Todos estas preocupaciones hacen que algunas empresas hayan definido que el departamento de compliance tiene la última palabra para autorizar el desarrollo de un evento.
TENDENCIAS POR REGIONES
Por último, el Informe de AMEX hace un repaso a las principales tendencias por regiones geográficas.
Norteamérica – Se espera un aumento de todos los tipos de reuniones en 2016, aumentando también el gasto medio por asistente. El tamaño de las reuniones se mantendrá estable y las ciudades seguirán siendo los destinos más demandados.
Los principales destinos son: Orlando, Chicago, Las Vegas, San Diego, Atlanta, Washington DC, Nueva York, Dallas, Nashville y Phoenix.
Europa – Se espera un aumento muy moderado en el número de reuniones desarrolladas en toda la región. Reino Unido será el país donde más crecerán. Habrá que ver como afectan los recientes atentados en Francia. El tamaño de las reuniones crece y por primera vez en los últimos 5 años, los presupuestos también crecen ligeramente. Se buscan destinos más cerca de casa y las reuniones siguen siendo bastante cortas.
Los principales destinos son: Londres, Paris, Ámsterdam, Bruselas, Frankfurt, Múnich, Copenhague, Barcelona, Riga y Berlín.
Asia – Pacífico – Esta región sigue con un gran crecimiento en el número de reuniones desarrolladas (impulsada por la gran demanda de China), aunque serán más pequeñas y durarán menos días.
Los principales destinos son: Singapur, Shanghái, Hong Kong/Macao, Beijing, Sídney, Tokio, Melbourne, Bangkok, Bali y Taipéi.
América Latina – Se espera un crecimiento sólido en todos los tipos de reuniones y eventos desarrollados en la región. Los Juegos Olímpicos en Rio van a atraer un mayor número de reuniones a Brasil, pero también a otros países cercanos. El informe señala la importancia que para los latinoamericanos supone viajar para asistir a reuniones (que ya de por si suponen un incentivo). Aumentará también el tamaño de las reuniones y los presupuestos asignados a desarrollarlas. En la región destaca el uso de organizadores profesionales de reuniones.
Los principales destinos son: Rio de Janeiro, Riviera Maya/Cancún, Panamá (ciudad), Sao Paulo, Cartagena de Indias, Punta Cana, Buenos Aires, Cuzco, Los Cabos (México) y Santiago de Chile.
Termino así la segunda parte de este artículo, que ha analizado en detalle el informe “2016 Global Meetings And Events Forecast” elaborado por American Express.
Espero que os haya resultado útil.
Si queréis revisar todo el estudio (en inglés) lo podéis hacer en este enlace:
https://www.amexglobalbusinesstravel.com/meetingsforecast2016
Buen día!
