Hace unas semanas Carlson Wagonlits Travel ha publicado el informe 2020 Meeting & Events Trends, donde analiza las principales tendencias y cambios disruptivos que están influyendo en la organización de reuniones y eventos a nivel internacional.
A continuación os detallamos las principales tendencias planteadas por CWT, así como las perspectivas de la actividad de reuniones y eventos para las diferentes regiones del mundo (matizada por la guerra comercial de Estados Unidos con China, el Brexit o las recientes protestas en Hong Kong).
Áreas de cambio
Digitalización
La digitalización de la actividad de reuniones es uno de los mayores retos de la industria.
La creación de webs para eventos ha crecido un 52% el año pasado.
La creación de Apps para eventos se ha duplicado en solo 2 años.
Machine learning e inteligencia artificial son 2 de las tecnologías que más impacto van a tener.
Responsabilidad social
Un factor importante es la Sostenibilidad, en el ámbito económico, medioambiental y social.
Hay un foco creciente en temas de diversidad e inclusión.
Los organizadores también están preocupados por la protección de datos de los asistentes a reuniones.
Se plantea que los eventos no solo se tienen que enfocar a crear conocimiento y oportunidades de negocio. También se deben centrar en aportar beneficios para las comunidades a nivel global.
Demanda y Precios
Se estima que la industria de reuniones y eventos crecerá un 8% en 2020.
Se estima que los precios aéreos crecerán el año que viene un 1,2% a nivel mundial y los hoteles un 1,3%.
Se plantea la posibilidad de un proceso paulatino de reducción de las comisiones que los hoteles pagan a agencias, al igual que pasó en la industria aérea.
Seguridad
La seguridad es un factor cada vez más importante. Muchas reuniones se están celebrando en destinos secundarios, lo que a veces limita el acceso a servicios sanitarios y expone a los participantes a un mayor nivel de inseguridad, que los organizadores tienen que controlar.
Por ello, se hacen análisis de riesgos más detallados para evaluar si los destinos elegidos cubren los requisitos mínimos de seguridad.
Globalización
La industria de reuniones está ya muy globalizada y las necesidades de asistentes y organizadores se están estandarizando, se celebre la reunión en Ámsterdam, Santiago o Kuala Lumpur.
Tendencias Globales
Reuniones inteligentes – sigue creciendo el uso de software y de tecnologías disruptivas para controlar y organizar todos los elementos de un evento.
La automatización es muy importante para la planificación de diferentes áreas en las reuniones y lograr una gestión más eficaz y una reducción de costes.
Objetivos – sigue siendo básica una buena definición de los objetivos estratégicos de cada reunión, para lo que hay que analizar metas definidas por el organizador, necesidades de los asistentes y elementos que permitan lograr una mayor participación, que genere más valor a los participantes.
Para ello, en un ecosistema más global, es fundamental prestar atención a las diferencias culturales entre los diferentes delegados asistentes.
Tecnología móvil – La tecnología móvil puede ser la herramienta perfecta para incentivar la participación activa de los asistentes, fomentar el networking entre los delegados y ayudar a los organizadores a ajustar mejor todos los elementos del programa y mejorar la experiencia global con el evento.
Millennials – la influencia de esta generación de asistentes sigue afectando al diseño y a la organización de las reuniones. A partir de 2024 serán el grupo más numeroso de viajeros de negocio y de delegados a reuniones internacionales.
El 88% de los viajeros de negocio Millennials, reconocen que las experiencias de viaje relacionadas con el trabajo, tienen un gran impacto en su satisfacción general con el trabajo que tienen.
La tecnología es uno de los elementos que definen a las nuevas generaciones. El 75% de los millennials contratan sus viajes a través del móvil.
Se analiza todavía cómo la nueva generación Z (Centennials) va a afectar a la industria de reuniones y eventos. Aunque su influencia es limitada, se espera que suba mucho en la próxima década. En 2020 su población será ya de 2.500 millones de habitantes en el mundo.
Las apps mejoradas pueden permitir una mayor participación de los asistentes con el evento.
Pero no todo es tecnología. El éxito de una reunión se basa mucho en el diseño del evento, tomando en cuenta el perfil y necesidades de los asistentes, que variarán según la generación a la que pertenecen, su cultura, su estado marital, su sexo o su nivel económico.
Lo experiencial está de moda – Hoy la gente quiere conectarse con otras personas, compartir y sobre todo sentir (tener experiencias gratificantes y significativas). En los últimos años ha crecido mucho la demanda de eventos experienciales, que nos emocionen y que nos toquen el alma y la mente.
Por ello, cada vez se desarrollan en las reuniones experiencias multisensoriales, que cautivan al asistente y permiten que se involucren más con el contenido. La realidad aumentada y la virtual son herramientas perfectas para esto.
Personalización – los delegados a reuniones y eventos quieren ver más elementos de personalización, que les permitan tener una experiencia más ajustada a sus gustos y necesidades concretas. Para ello, el Big Data y el 5G supondrán elementos básicos.
Festivilización de eventos – muchos eventos quieren desdibujar las líneas entre las partes de trabajo del programa y las partes lúdicas. Se incorporan a los grandes eventos elementos de festivales musicales o culturales.
Las industrias que más han experimentado con eventos experienciales son la automotriz, el comercio, las comunicaciones y las tecnológicas.
Esta faceta experimental, también se tiene que trasladar a los asistentes virtuales, que participan del evento de una forma online. Diferentes cámaras sobre las sesiones (entre las que pueda elegir el asistente virtual) pueden facilitar esta “experiencia”. Otros elementos son redes sociales especificas para el evento, grupos de discusión, una galería de videos o asistentes virtuales.
Otras microtendencias
- Aplicaciones móviles (Apps) de relaciones personales (como Tinder) aplicadas a las reuniones para mejorar el networking.
- Formatos novedosos para transmitir contenido – una charla reducida al lado de la chimenea, una reunión en la piscina o una sesión de brainstorming mientras se hace trekking.
- Seleccionar una sede que se alinee con la estrategia de marca del organizador (mercado corporativo).
- Desarrollo de mejores herramientas de registro online.
Incentivos
Los incentivos cuidan más el foco en la cultura empresarial de la empresa y en mejorar las relaciones entre empleados y directivos, con el objetivo de crear un sentido de pertenencia entre los asistentes, generar moral entre los empleados y crear confianza.
Para ello, los incentivos buscan destinos que generen experiencias inolvidables. Destinos como Nepal, Namibia, Costa Rica, Camboya o Montenegro son algunos ejemplos de la nueva demanda por destinos más impactantes.
Cada vez se organizan mas incentivos socialmente responsables, con actividades relacionadas con trabajo en hospitales, colegios o comunidades locales.
