El turismo de reuniones en constante evolución
Al igual que en el segmento de turismo vacacional o leisure, el turismo de reuniones se ha vuelto un sector muy dinámico, cambiante y cada vez más competitivo y exigente.
Los cambios disruptivos han venido causados principalmente por la tecnología, por las nuevas necesidades de los asistentes a las reuniones (que quieren eventos más participativos, digitales y sostenibles) y por la necesidad de los organizadores de reuniones de desarrollar eventos cada vez más efectivos, que alcancen los objetivos establecidos y maximicen la satisfacción de los asistentes.
La evolución del sector ha provocado un cambio en el rol y el funcionamiento de la mayoría de las empresas y los profesionales involucrados en el turismo de reuniones. Los destinos (a través de su DMO, Convention Bureau o departamento especializado) también tienen que adaptarse a estas nuevas realidades.
Para que un Convention Bureau sea exitoso en la coyuntura actual, es fundamental conocer bien las necesidades y los objetivos de los organizadores de reuniones (ya sean asociaciones, grandes empresas o agencias especializadas en la organizaciones de reuniones y eventos). Hay que adaptar el marketing y nuestro servicio, a sus necesidades específicas.
En los últimos años, el segmento de reuniones y eventos (MICE) se ha globalizado y ha tenido un gran crecimiento, incrementándose la oferta de destinos y de sedes de reuniones (cada vez más modernas, espectaculares y polivalentes). Este aumento de la competencia, obliga a los destinos de reuniones a lograr un mejor posicionamiento internacional, en torno a sus elementos más singulares y los valores añadidos, que ayuden a diferenciarle de sus competidores.
Durante años, muchos Convention Bureaux han tenido un rol y una actividad excesivamente pasivos, centrados simplemente en brindar apoyo logístico e institucional, a entidades y asociaciones que les contactaban con la intención de desarrollar un congreso o reunión en la ciudad. Normalmente eran las propias asociaciones internacionales (a través de un médico o científico local) o bien el OPC, los que se dirigían al Convention Bureau, para solicitar su colaboración. Era una función muy poco proactiva.
Viendo el potencial de este segmento y el impacto económico que genera para las ciudades, muchos Convention Bureaux se han ido profesionalizando, incrementando presupuestos, recursos humanos y actividad promocional, para captar grandes reuniones y eventos internacionales.
No obstante, hoy hay aún muchos destinos que no tienen una estrategia de posicionamiento bien definida para este segmento turístico, ni tampoco han concretado una clara propuesta única de valor.
Los recientes cambios que han transformado el sector, han hecho que las funciones que debe desarrollar un Convention Bureau hayan cambiado, teniendo que superar su rol como simple entidad de promoción del destino y de apoyo a la organización de congresos. El Convention Bureau se tiene que establecer como una herramienta básica para impulsar el desarrollo económico local e incentivar el empoderamiento (empowerment) de la comunidad científica, médica, empresarial y social del destino.
Tendencias en estructura y funcionamiento
1.- Cambios en el rol del Convention Bureau
El Convention Bureau tiene que dejar de ser una simple entidad de promoción, para volverse un centro de inteligencia profesional sobre el destino y una entidad más comercial, jugando un papel importante en el desarrollo de la marca del destino y en el desarrollo económico y social de la comunidad local.
El Convention Bureau también tiene que convertirse en una herramienta clave en el posicionamiento internacional de un destino. No sólo como destino turístico, sino también como destino de inversiones, de atracción de talento y de relaciones comerciales.
2.- Líder del sector local
El Convention Bureau tiene que ser el líder que aglutine y coordine a toda la oferta MICE del destino. Tiene que facilitar el encuentro entre la oferta y la demanda y crear una seña de identidad que genere apego y orgullo entre el sector turístico local. Tiene que unificar a todo el sector en torno a una visión estratégica del destino como sede de reuniones y eventos internacionales.
Por otra parte, tiene que dotar al sector local, de herramientas tecnológicas y de canales de comunicación eficaces, que les faciliten el acceso a los mercados internacionales y que les ayuden a captar más reuniones.
Por último, el destino tiene que incentivar la generación de conocimiento y de negocio entre las empresas asociadas. El Convention Bureau tiene que ofrecer al sector turístico local formación continua y generar espacios de networking (offline y online), que fomenten la generación de sinergias y oportunidades comerciales entre ellos. Esto generará un mayor sentido de pertenencia a la comunidad del Convention Bureau, que debe ser considerada útil y beneficiosa.
3.- Más selectivos
Los Convention Bureaux son hoy mucho más selectivos a la hora de definir qué candidaturas apoyan para captar congresos internacionales. Se acabó la época de intentar captar todo. Hay que planificar con cuidado la estrategia y definir bien los congresos y reuniones que consideramos estratégicos para la ciudad.
Podemos considerar una reunión estratégica por varias razones:
- El número de asistentes y el impacto económico que genera en el destino.
- El beneficio que puede aportar a los profesionales de sectores de actividad locales.
- La relevancia de la temática que se va a discutir y la repercusión mediática que puede tener.
- La reputación del organizador.
- El perfil de los asistentes.
