IACC, la Asociación Internacional de Centros de Convenciones, ha publicado recientemente un estudio sobre el futuro, tanto del diseño, como del uso, de las salas de reuniones.
El informe, que se basa en encuestas a miembros de la asociación y a los principales operadores del sector, se llama “Predicting the meeting rooms and spaces of the future & improving meeting dynamics” y podéis encontrarlo adjunto en este post del Foro.
El turismo de reuniones está en constante evolución y los cambios experimentados en las necesidades, tanto de organizadores como de participantes, hace que la industria tenga que hacer una evaluación constante de todos los elementos que componen una reunión, adaptándolos de forma constante, a las nuevas realidades y necesidades de los clientes.
El rol de la sede
Uno de los elementos fundamentales para el correcto desarrollo de una reunión, es la propia sede donde se celebra. Este espacio tiene que facilitar el desarrollo de la reunión y aportar algo al evento, ofreciendo un valor añadido o singularidad.
Entre los principales elementos que buscan los organizadores en una sede, podemos destacar:
- Capacidad de la sede para incentivar la productividad y la creatividad de los participantes en la reunión.
- Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de los organizadores.
- Acceso a tecnología interactiva.
- Espacios diseñados para facilitar el networking entre los asistentes.
Relación con los participantes
El auge de internet y de los dispositivos móviles ha hecho que los presentadores y ponentes de una reunión, tengan que “competir” por la atención de los asistentes. Ahora los participantes en una reunión comparten la experiencia en el evento, con la lectura de correos electrónicos, chatear con conocidos, explorar internet o interactuar en redes sociales.
Eso hace que los organizadores y los ponentes tengan que buscar fórmulas para involucrar a los asistentes de una forma activa, que permita atraer toda su atención sobre la reunión.
Si la tecnología ha generado este problema, también se vuelve una solución.
Hay variadas soluciones tecnológicas que facilitan que las reuniones sean mucho más interactivas y participativas. Recordemos que los asistentes más jóvenes a las reuniones (los Millennials), que supondrán en menos de 20 años la mayor parte de los asistentes, no quieren reuniones con formatos estándar. Demandan reuniones mucho más participativas, donde puedan generar contenido y comunicarse directamente con organizadores y ponentes, valorando sesiones y el programa.
Los nuevos canales de comunicación entre organizadores y participantes, permiten a los primeros recabar información muy relevante, en tiempo real, que permite ir adaptando el evento según las necesidades y los gustos de los asistentes. Esto sin duda, influirá en mejorar su satisfacción.
Las redes sociales se han vuelto un buen canal de comunicación. Asociaciones y empresas suelen generar un Hastags en Twitter, exclusivo de la reunión o un grupo específico en Facebook y otras redes sociales. Los centros de convenciones y hoteles tienen que tener perfiles activos en redes sociales, generando contenido relevante, que aporte valor a sus clientes: los organizadores de reuniones.
No obstante, la mejor forma de ofrecer servicios personalizados a los participantes y poder recopilar información relevante de ellos, que nos permita analizar su comportamiento, es tener una Aplicación Móvil (App), adaptada al perfil de los asistentes y las necesidades del organizador.
Las reuniones como experiencias
El secreto de las reuniones exitosas, es generar experiencias significativas que dejen un recuerdo imborrable y que aporten un valor añadido a los asistentes. Las salas de reuniones deben tener un rol importante en crear la atmósfera adecuada para ese intercambio de conocimiento e información.
Los centros de convenciones, los hoteles y otras salas de reuniones, tienen que asumir un rol de consultores. Tienen que aportar su experiencia en el uso de las salas y asesorar al cliente sobre diferentes formatos y montajes, que puedan ayudar al organizador a alcanzar sus objetivos, mientras que se genera una experiencia impactante para los asistentes.
Millennials
Los centros de convenciones y otras sedes de reuniones tienen que conocer las nuevas necesidades y gustos de los Millennials. Esta generación (nacida aproximadamente entre 1980 y 2000) va a suponer, en algo más de 10 años, la mayor parte de los asistentes a las reuniones. Hay que dar servicio a sus demandas para mejorar su satisfacción, fidelizarles y que nos ayuden en la difusión de nuestra marca o negocio.
Los Millennials demandan reuniones que les brinden oportunidades para hacer networking y sesiones que les ayuden a avanzar en su carrera profesional. Los centros de reuniones tienen que diseñar espacios informales y con estética chill out, que permitan la interacción relajada entre los asistentes y el intercambio de información.
Elementos básicos de una sala de reuniones
Los organizadores de reuniones actualmente valoran ciertos elementos como básicos, para decidir contratar un espacio.
- Singularidad – con elementos que la diferencie de la competencia.
- Calidad de la conexión wifi a Internet – con velocidad alta y buena seguridad.
- Calidad del audio – con buena tecnología y servicio.
- Calidad de la iluminación – primando mucho tener luz natural.
- Con espacios diseñados específicamente para facilitar el networking.
- Con salas flexibles – que permitan diferentes formatos y montajes, para adaptarse a las necesidades del cliente.
- Con dotaciones tecnológicas de última generación.
- Con buena localización y accesos – que sigue siendo un elemento básico.
Nuevas formas de transmitir conocimiento
También esta cambiando la forma en la que se transmite la información y el conocimiento en reuniones y eventos. Ya no funciona el formato tradicional de montaje en escuela o teatro, donde hay un ponente y la audiencia solo escucha.
Cada vez se demandan formatos más novedosos y creativos, que ayuden a los participantes a relacionarse entre sí, incentivando la generación de contenido y su participación activa en el desarrollo del evento.
El rol de la tecnología
La tecnología se ha vuelto un elemento fundamental en la elección de una sede. Centros de reuniones y otras sedes de reuniones, deben tener actualizados sus medios tecnológicos y la formación de sus empleados.
Si bien no es necesario tener la última tecnología disponible (algunos elementos son bastante caros) si es necesario tener conocimiento de la oferta disponible en el mercado y asesorar al cliente sobre diferentes opciones y proveedores locales de calidad.
Nuevas tecnologías como pantallas gigantes, beacons (enviando mensajes personalizados), hologramas, robots o realidad virtual, se irán viendo cada vez más en las salas de reuniones.
Las asociaciones y empresas cada vez se gastan más dinero en la implementación de tecnologías que ayude a mejorar el desarrollo de la reunión y a alcanzar los objetivos establecidos.
Entre los principales productos tecnológicos, las reuniones demandan:
- SMM – Strategic Meetings Management – software específico para la organización y gestión de reuniones.
- Aplicaciones móviles (Apps).
- Beacons.
- Monitoreo de flujos de participantes en la sede de reuniones.
- Equipos y software para eventos híbridos.
- Campañas en redes sociales.
Los centros de reuniones tienen que ofrecer algunos servicios tecnológicos para los asistentes a reuniones, que mejoren su satisfacción. Además de un wifi de calidad (y gratuito), se deberían instalar estaciones para la carga de diferentes dispositivos móviles, impresoras online o puntos digitales de información sobre la reunión, donde realizar reservas y gestiones relacionadas con el evento.
En el sector cada vez preocupan más los temas relacionados con la seguridad, a la hora de implementar la tecnología en la organización de reuniones.
Por último, hay que destacar que no solo vale con tener dotaciones tecnológicas de última generación. También hay que tener unos trabajadores capacitados, que conozcan bien la tecnología y puedan resolver las dudas de organizadores y asistentes (antes y durante la reunión).
Otras necesidades de las salas de reuniones
Además de las dotaciones tecnológicas, los centros de convenciones, hoteles y otras sedes de reuniones (sobre todo las más antiguas), deben cuidar:
- El diseño de sus instalaciones.
- El mobiliario –adaptado a las nuevas necesidades de los asistentes.
- La gastronomía – que debe tener opciones más saludables y locales.
- El servicio – que debe ser de muy alta calidad.
El mercado es muy competitivo y hay que ofrecer un servicio global excelente, que permita un buen posicionamiento en el mercado.
Sobre el autor del informe: IACC, fundada en 1981 es una Asociación sin animo de lucro que representa los principales Palacios de Congresos, Centros de Convenciones y otras sedes de reuniones de todo el mundo. Cuenta con más de 400 miembros.
Si queréis tener más información de la asociación y sus actividades, podéis ir a su sitio web en: http://www.iacconline.org
