La semana pasada tuve la oportunidad de asistir a la feria EIBTM, una de las más importantes a nivel mundial en el segmento de turismo de reuniones.
La sensación es que este año la feria ha sido todo un éxito. Los expositores y los compradores invitados estaban contentos con la cantidad y la calidad de las reuniones que han desarrollado.
La feria reunió en tres días, a más de 15.500 profesionales del sector, lo que supuso un incremento del 8% sobre 2013, y se han desarrollaron más de 78 mil reuniones planificadas con anterioridad. El 80% de los asistentes venían de Europa.
En el ambiente se respiraba un olor a confianza contenida. La mayoría de los asistentes tienen la impresión de que la industria de reuniones va a crecer y que habrá un aumento en el numero de reuniones y eventos que se realizan.
De todas formas, esa confianza estaba un poco contenida por la situación de la economía mundial. Europa no termina de empezar a crecer de forma sostenida, Japón ha entrado en recesión y grandes economías emergentes como China y Brasil, tienen crecimientos por debajo de lo que nos tienen acostumbrados. Solo Estados Unidos muestra buenas señales macroeconómicas que nos indican que ya ha salido de la crisis de los últimos años.
Pero lo que esta claro es que los años de bonanza en la industria, cuando los presupuestos eran muy grandes, ya no volverán.
El nuevo lema: Más por menos.
Los organizadores quieren reducir el coste de los eventos, pero obteniendo los mismos servicios y calidad que en el pasado. Esto incide en el margen de las empresas organizadoras de reuniones, así como de los proveedores de servicios.
Por tanto es un tiempo para la creatividad y el saber como sacarle el mayor provecho al presupuesto escaso, generando ideas originales y formatos novedosos.
Una de las principales tendencias que se han podido constatar, es la búsqueda de sedes alternativas y fuera de lo normal para reuniones y eventos. Muchos clientes están cansados de desarrollar sus eventos en centros de convenciones o salas de hoteles. Quieren singularidad y personalización para el evento de su asociación o de su empresa. Cada vez se busca más la creatividad en los eventos y el sorprender al cliente.
Otro de los grandes cambios que está experimentando la industria, debido a la revolución tecnológica, es el cambio de formato de las reuniones. Antes, estas se basaban en el encuentro físico entre los asistentes, pero cada día se ve un mayor crecimiento de reuniones y eventos híbridos (donde hay una parte presencial y otra virtual) y el surgimiento de eventos 100% digitales.
Entre las ventajas del formato de reuniones online, podemos destacar:
- Menores costes de organización
- Audiencias más grandes
- Enlazado naturalmente con redes sociales
- La vida del evento puede ser mayor a los formatos presenciales
- Es más fácil hacer seguimiento a participantes e involucrarles
- Más amigable para nuevas generaciones
- Y que permite la generación de un nuevo canal de ingresos
La tecnología ha influido mucho en el turismo y ha cambiado las necesidades de los turistas, tanto vacacionales como de reuniones. Pero estos últimos, por la naturaleza o motivación del viaje, demandan unos servicios tecnológicos muy específicos. No es un gusto. Es una necesidad para los turistas de reuniones y las empresas turísticas tienen que tener actualizadas sus instalaciones y servicios tecnológicos.
Entre los servicios que más demandan podemos destacar el Wifi de muy alta velocidad y ancho de banda. Los asistentes llevan una media de 3 dispositivos móviles y necesitan estar conectados en todo momento. Es fundamental una conexión rápida, que sea accesible en todas las zonas del hotel y del centro de reuniones. Hoy en día, también es fundamental cuidar la seguridad de la conexión, ya que los usuarios pueden trabajar con información sensible.
Los asistentes también demandan la existencia de aplicaciones (Apps) especificas para la reuniones que pueden ofrecer los siguientes servicios:
- Información del programa
- Anuncios y recordatorios
- Servicios para registrarse a ponencias o eventos sociales
- Servicios de chat entre asistentes
- Sistemas de votación
- Formularios de evaluación y valoración
- Aportación de contenido por parte del asistente
Otra tendencia es la demanda de que las reuniones y los eventos sean que cada vez más verdes. Hoy esto engloba no solo el limitar el impacto medioambiental y buscar la eficiencia energética. Las grandes asociaciones están empezando a involucrarse en proyectos sociales locales con el objetivo de brindar un valor añadido al destino que acoge la reunión.
En definitiva, la industria de reuniones está en constante evolución y con cambios radicales en su concepto y en la forma de organizarse. Todos ellos derivados de los cambios tecnológicos y los cambios en las motivaciones y necesidades de los turistas de reuniones. Hay que conocerlos muy bien para poder adaptar producto y servicios.