Aunque en el artículo anterior (Impacto del Covid-19 en el sector MICE) comentaba lo difícil que es aventurarnos a definir cómo será el futuro de reuniones y eventos, aquí os quiero plantear algunos cambios que podremos esperar en el segmento MICE (al menos a lo largo de 2020 y principios del 2021).
Las necesidades de los organizadores de los eventos cambiarán. La seguridad, las medidas sanitarias y la limpieza se ubicarán en el top del check list de cualquier evento. No solo en los centros de convenciones o en los hoteles, sino en todos los proveedores que trabajen para desarrollarlo. En toda la cadena de valor.
La mayoría de las asociaciones y empresas contarán con unos presupuestos más ajustados para organizar reuniones y eventos. Los programas serán más austeros en las actividades y experiencias que desarrollan y probablemente estarán más interesados en implementar acciones con un componente de solidaridad (como campañas de responsabilidad social corporativa).
Las reuniones seguramente serán más pequeñas, más cortas y se organizarán a menor distancia de la empresa (en reuniones corporativas).
Las reuniones nacionales (locales y regionales) serán las primeras en volver a cierto grado de normalidad. Las internacionales vendrán después.
Probablemente habrá una caída en los precios de las sedes y de los fees cobrados por los organizadores de reuniones.
Las sedes de reuniones tendrán que ofrecer una mayor flexibilidad en políticas de cancelación, para dar confianza a los clientes.
Los centros de convenciones tendrán que invertir en la reconversión de sus instalaciones para poder ofrecer salas más flexibles y polivalentes, que se puedan adaptar a diferentes necesidades de los organizadores y garantizar una mayor distancia social entre los asistentes.
Los recintos feriales y los grandes centros de convenciones incrementarán el número de eventos propios que organizan.
Habrá cierta concentración empresarial en empresas organizadoras, como OPCs DMCs, agencias de eventos y meeting planners.
Las reuniones desarrollarán más sesiones y actividades al aire libre y en entornos naturales, cerca del centro de convenciones o del hotel sede del evento.
Habrá un aumento de los eventos híbridos (aquellos que combinan una parte presencial con otra virtual) lo que ayudará a reducir los costes de organización. Os recomiendo que leáis este artículo sobre Reuniones y Eventos Híbridos.
También se verá una aceleración en la transformación digital de los eventos, con el uso de tecnologías como la realidad aumentada y virtual, el internet de las cosas o el uso de hologramas que permitirá ponentes virtuales (los llamados HumanGrams), que podrán proyectarse en diferentes salas y que permitirán tener una experiencia más inmersiva y ofrecer a los asistentes un valor añadido.
Eventos más sostenibles – Muchos organizadores tendrán más interés en que sus eventos sean más sostenibles que antes de la crisis. Se intentarán evitar los desplazamientos innecesarios en el programa, se trabajará más en el ahorro energético y el reciclaje, se desarrollarán más acciones de Responsabilidad Social Corporativa y se intentará usar más productos locales para la oferta gastronómica, los materiales de producción utilizados y los regalos. Será una forma de aportar valor a las comunidades locales donde se desarrolla el evento.
Los organizadores de eventos tendrán que ser más creativos, para:
- Lograr conectar con los asistentes de una forma diferente y más emocional
- Para justificar el viaje para reunirse
- Para aumentar la inclusión y participación en los eventos
- Para que estos sean más productivos y generen más valor a los participantes
Tiempo de planificación – El tiempo de planificación de reuniones y eventos (ya muy cortos) puede reducirse todavía más.
Los hoteles tendrán que reducir el precio de las habitaciones del Room block (para evitar que la gente no se vaya a otros hoteles) y el número mínimo de habitaciones y servicios de F&B tendrán que ser menores que antes de la crisis.
Probablemente los hoteles desarrollarán promociones y subirán las comisiones a sus intermediarios, de nuevo al 10%.
Planificación para el futuro de la industria de reuniones y eventos
Como decía muy acertadamente Oscar Cerezales, el sector MICE tiene que pensar más en cómo crecer, que simplemente en crecer cada vez más.
Según Oscar, este crecimiento del segmento MICE debería ser:
- Escalable – que permita un crecimiento ordenado
- Responsable – con la vista puesta en la sostenibilidad y en aportar un valor añadido a los participantes y a la sociedad
- Transformativo e innovador (en el producto, el servicio y el modelo de negocio)
- Adaptable – para ser resiliente en un contexto volátil, complejo e incierto
Para ello las empresas del sector tienen que crear productos adaptados a la demanda del sector, definir cómo se va a sacar rentabilidad a esos productos y saber cómo hacer llegar la propuesta de valor a nuestros clientes.
Aquí termina el segundo artículo sobre El futuro de la Industria de Reuniones y Eventos (MICE).
Espero que os haya resultado útil.
Si te ha gustado, te recomiendo leer el próximo de esta serie sobre la recuperación del segmento de Reuniones y Eventos.
Recomendaciones para la organización de reuniones en el futuro
