Hace poco vi una presentación de Philip Eidsvold, Director de Cuentas de Aimia y miembro de la junta directiva de SITE, la Asociación Internacional de los viajes de incentivos. http://www.siteglobal.com
Os planteo a continuación las principales conclusiones de esta presentación, que se desarrolló en Dubái, en el marco del Executive Summit 2015 de SITE.
Es importante recordar a las empresas, que los viajes de incentivo les aportan beneficios y valor añadido, ya que motiva a los empleados a un mejor desempeño profesional.
Las empresas deberían empezar a organizar sus incentivos con dos años de antelación. Actualmente estamos ante un mercado controlado por los proveedores (seller´s market). Hay mucha demanda y es difícil conseguir buenos hoteles o sedes de reuniones si se espera a organizar el incentivo en el último minuto. Hay que recordar que tener una buena sede para la reunión (sea un hotel o un centro de convenciones) es fundamental para el buen desarrollo de la misma y la satisfacción de los asistentes.
El incentivo también tiene que estar alineado con los ciclos de venta de la empresa y con los años fiscales del país de residencia.
Desde el punto de vista de la planificación y desarrollo de un viaje de incentivo, se pueden definir 5 diferentes etapas o fases:
Atraer — Motivar — Alcanzar — Celebrar — Promover
1.- Atraer – fase en la que las empresas tienen que definir y comunicar en qué consiste el viaje de incentivo y cuales son las metas y objetivos profesionales que se tienen que alcanzar, para poder formar parte de él.
Para motivar a los empleados a esforzarse y lograr las metas planteadas, hay que generar interés y deseo en el viaje. Se pueden usar diferentes canales de comunicación de la empresa (convención anual, newsletter, reuniones mensuales o mailing personalizado) y se tiene que mostrar el destino elegido de una forma impactante y destacar algo de la exclusividad del programa o las actividades que se van a desarrollar.
2.- Motiva – fase en la que la empresa tiene que seguir motivando a los potenciales asistentes al incentivo. Hay que informar claramente a cada empleado de lo que necesita lograr para alcanzar el premio.
3.- Alcanza – fase en la que hay que ayudar a los empleados a monitorizar el cumplimiento de sus objetivos.
Se puede crear un sitio web (o una sección en la intranet de la empresa) donde el usuario podrá consultar información actualizada sobre el cumplimiento de sus metas y objetivos. En esta fase se suele recordar emocionalmente el premio a conseguir (motivación visual y emocional del destino o las actividades que van a desarrollar).
4.- Premiar – fase de desarrollo del viaje de incentivo, donde se premia a las personas que han alcanzado los objetivos establecidos. Aquí las empresas tienen que comunicar y reconocer públicamente los logros de los diferentes individuos.
Pero sobre todo tiene que satisfacer todas las expectativas generadas en los asistentes sobre el propio viaje. Tanto los asistentes, como las empresas que organizan incentivos demandan:
- Innovación y creatividad en los programas, las actividades y las experiencias
- Eventos más personales y con una estructura menos formal
- Más tiempo personal en el programa
- Experiencias relevantes y con valor añadido que estén relacionadas con la cultura local
- Hoteles y sedes más boutiques y singulares
5.- Promueve – fase en la que se tiene que hacer balance del desarrollo del viaje de incentivo. Hay que medir la satisfacción de los asistentes y empezar a generar motivación y entusiasmo para el viaje de incentivo que se va a organizar el próximo año. Si la empresa ya ha definido el destino, es importante comunicarlo con video emocional al final del viaje de incentivo de este año.
Ideas para mejorar el diseño de los programas de incentivo
A continuación os planteamos algunas recomendaciones para que los incentivos sean más eficaces y se pueda maximizar la satisfacción de los asistentes:
1.- Se local
Compra, come, gasta y disfruta de una forma local, basándote en los elementos que ofrece el destino donde se desarrolla el incentivo.
2.- Conoce las motivaciones y necesidades de los asistentes al incentivo
Es importante conocer que motiva a los asistentes a un incentivo, para poder ofrecer un programa adaptado a sus gustos y necesidades. Podemos identificar 4 principales perfiles de asistentes con los que nos podemos encontrar:
a.- Learners (Estudiosos) – personas a las que les gusta la cultura, visitar museos, y otros atractivos que muestren la historia del destino.
b.- Calorie Burner (Aventureros) – personas activas y deportistas, a los que les gusta desarrollar actividad física durante el viaje y experimentar actividades de cierto riesgo.
c.- Connoisser (Conocedores) – personas a las que les gusta experimentar los placeres gastronómicos y las compras.
d.- Lounger – personas cuya principal motivación es aprovechar las instalaciones del hotel o resort donde se desarrolla el incentivo. Disfrutar de la piscina, la playa, el spa o las instalaciones deportivas.
Si no se conoce bien la motivación principal de los asistentes o estos son muy heterogéneos, hay que intentar ofrecer diferentes alternativas de actividades, para que todos puedan encontrar experiencias que encajen con sus gustos y necesidades.
Dentro de lo posible hay que intentar que los asistentes puedan personalizar alguna faceta de su viaje, que les permita adaptarlo a su perfil. Esto garantizará una mayor satisfacción y una sensación de exclusividad.
También hay que intentar personalizar los regalos que se entregan a los asistentes. Esto se puede lograr, por ejemplo, ofreciendo diferentes opciones entre las que los participantes puedan elegir, personalizar camisetas o otros artículos de ropa, diseñar sus propias playeras o elegir entre diferentes modelos de gafas de sol.
3.- Responsabilidad social corporativa o empresarial
Esta es una nueva tendencia en la organización de viajes de incentivo. Cada día más empresas incluyen en sus programas actividades solidarias, que produzcan un impacto positivo en la comunidad local del destino donde se desarrolla el incentivo y que impacte emocionalmente también a los asistentes.
Algunos ejemplos son ayudar a limpiar una playa local, patrocinar a un niño huérfano o ayudar a preservar la fauna local.
Si queréis ver toda la presentación (en inglés) podéis encontrarla en este enlace:
https://www.youtube.com/watch?v=9jqUZmDJ1DM
Saludos,
Raúl García López
Director
Aprende de Turismo