Este es el tercer artículo sobre la recuperación del segmento de Reuniones y Eventos. Si no has leído los dos anteriores, te recomiendo que les des un vistazo:
- Impacto de la crisis sanitaria mundial en el sector MICE
- El futuro de la Industria de Reuniones y Eventos (MICE)
En este artículo voy a dar algunas recomendaciones sobre cómo influirá la pandemia por Covid-19 en la organización de reuniones y eventos.
Recomendaciones generales
Cada reunión y evento deberá desarrollar un plan de prevención para proteger a empleados y asistentes al evento. Es fundamental dar formación a los trabajadores sobre este plan, para que todo el mundo esté alineado y no haya confusión desde el principio.
La información de dicho plan se tendrá que comunicar a todos los asistentes antes de la llegada al evento, pero también en paneles informativos del centro de convenciones o el hotel/es sede.
Los meeting owners y meeting planners deben planificar para diferentes escenarios de recuperación del sector MICE, tomando en cuenta restricciones de viaje, limitaciones de aforo en los eventos y las diferentes medidas sanitarias que sean obligatorias en cada país.
Es importante identificar amenazas y tomar medidas para corregirlas si surgen.
Las sedes de reuniones y otros proveedores tendrán que revisar los contratos de responsabilidad civil para incorporar problemáticas derivadas del Covid-19 y otras contingencias sanitarias que puedan surgir.
Por su parte, los organizadores tendrán que contratar seguros que les cubran en caso de un rebote de la pandemia por Covid-19 durante el evento y otras circunstancias que puedan surgir en el futuro.
Los organizadores de reuniones deberán exigir a todos los proveedores externos certificados sanitarios contra el contagio del Covid-19.
También se deberían contratar auditorías independientes que certifiquen que las medidas que estas tomando para prevenir el contagio por Covid-19 se implementan correctamente.
Medidas sanitarias y de higiene
Hay que diseñar una mejora en todos los procedimientos y procesos internos, que permita ofrecer mayor seguridad sanitaria a los asistentes al evento.
Las sedes de reuniones deben buscar certificaciones de desinfección que den garantías a los organizadores y a los asistentes al evento.
Hay que hacer un análisis profundo de los productos de higiene utilizados en los centros de convenciones y en los hoteles y ver si se pueden mejorar. Hay que plantearse nuevos sistemas de limpieza con vapor, con cloro, con ozono o con lámparas UV.
Protección de los empleados
Una de las principales responsabilidades de los organizadores tiene que ser la protección de todo el personal que está trabajando para organizar el evento.
Aquí os dejo algunas recomendaciones:
- Establecer una planificación de riesgos laborales para el personal trabajando en el evento.
- Hacer controles sanitarios de todos los empleados.
- Reforzar la protección personal de los empleados, dotándoles de guantes, mascarillas y geles desinfectantes (entre otras medidas).
- Es importante organizar turnos de servicios para que en el evento solo haya el número imprescindible de personal.
- Prohibir a cualquier persona la entrada a las zonas reservadas para los empleados del evento.
- Hay que impartir formación a los empleados sobre medidas de prevención personal y sobre la comunicación que tienen que dar a los asistentes al evento.
Protección de los asistentes a reuniones y eventos
A continuación, os detallo algunas medidas preventivas para proteger a los asistentes de las reuniones:
- Ofrecer información detallada de las medidas sanitarias personales que tienen que cumplir durante el evento.
- Ofrecer a todos los asistentes un kit de bienvenida que incluya guantes, mascarillas y geles desinfectantes.
- Instalar puntos sanitarios a la entrada de cada sala de reuniones, con guantes, mascarillas y geles desinfectantes.
- Invertir en tecnología para facilitar el registro online (que se tiene que fomentar).
- Instalar filtros de aire que limiten o eliminen la posibilidad de difusión del virus.
- Limitar las colas para gestionar ciertos servicios. Intentar que todo se pueda gestionar desde los teléfonos móviles.
- Establecer puntos de información con asistentes virtuales, en vez de azafatas.
- Limitar el aforo permitido en cada sala de reuniones.
- Aumentar la distancia de seguridad entre mesas o sillas.
- Desarrollar sesiones plenarias con el público distribuido en diferentes salas (que puedan seguir la sesión por streaming) para no juntar tantos asistentes en una misma sala.
- Fomentar los pagos móviles y el uso de tarjetas de crédito en todo el evento, para evitar el uso de billetes y monedas.
- Instalar máquinas expendedoras que permitan pagos móviles.
Alimentación
Y por último, algunas recomendaciones relacionadas con la gastronomía en reuniones y eventos:
- Aplicar un sistema de APPCC – Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control, que es un proceso para garantizar la seguridad alimentaria.
- No desarrollar servicios buffet. Comidas y cenas deben ser servidos en la mesa.
- En mesas de banquetes dejar espacio entre asistentes. Mesas de 10 personas solo podrán acomodar a 5 o 6 personas.
- Quizás se debería aumentar el tiempo asignado a las comidas para permitir diferentes turnos.
- Puestos de comida donde se pueda pedir y pagar con el teléfono móvil.
Con esto termina el tercer artículo sobre el impacto del Covid-19 en la Industria de Reuniones y Eventos.
Espero que os haya resultado interesante y útil.
